¿La gestión contable es igual en un restaurante y en una consultoría? Por supuesto que no; sin embargo, aunque cada sector lucha contra obstáculos diferentes, todos pueden llegar a un punto de quiebre similar cuando su operación crece, o bien, cuando las herramientas en las que se apoya se han vuelto obsoletas.

Lo más curioso es que, a pesar de las diferencias de cada negocio, un bien diseñado es capaz de adaptarse al ritmo de cada uno de ellos y contribuir a que el trabajo diario sea más llevadero.

Si quieres conocer qué giros pueden beneficiarse al incorporar una solución digital como la que te acabamos de señalar, entonces queremos invitarte a que sigas leyendo y lo descubras por cuenta propia.

1.  Tiendas de abarrotes

La función principal de la tecnología contable es capturar en automático los datos de las facturas de compra y venta (CFDI) para convertirlos en registros precisos y organizados, de tal forma que nadie tenga que sentarse a hacer capturas manuales y perder varias horas en dicha actividad, con el riesgo latente de cometer algún error.

Programas como Aspel COI también son un aliado estratégico en la de estos negocios por su capacidad para que el usuario tenga un buen control de su inventario, automatice el cálculo de impuestos y, por supuesto, cumpla con las obligaciones fiscales correspondientes sin temor a inconsistencias.

2.  Negocios gastronómicos

Así como en los establecimientos mencionados en el apartado anterior, los restaurantes, bares, panaderías y cafeterías tienen una dinámica en el que el volumen de ventas es alto; sin embargo, a esto se le añade la intervención de múltiples proveedores y una rotación de consumos que se debe gestionarse con cuidado.

Los software contables logran ocuparse de toda esa actividad mientras el servicio sigue activo; igualmente, procesan las facturas de venta y los comprobantes de compra, y le ofrecen al usuario la posibilidad de generar informes que le ayuden a entender el comportamiento de su negocio con el objetivo de que tome decisiones más informadas.

Algunas personas suelen confundir a los sistemas POS con los contables, pero en pocas palabras, el POS apoya la operación (coordina órdenes, turnos), mientras que el software contable trabaja con los datos resultantes. Entonces, aunque es posible usarlos por separado, también pueden complementarse.

3.  Constructoras e inmobiliarias

Hay plataformas contables con las que se puede hacer un seguimiento de los proyectos y asignar cada movimiento bancario a un centro de costos, de tal forma que siempre exista una claridad acerca de cuánto se ha invertido e identificar a tiempo posibles desviaciones de presupuesto.

Asimismo, destacan en ciertas herramientas la creación de presupuestos de acuerdo a datos anteriores y la administración de activos a partir de reportes en los que se registra y analiza la depreciación tanto de maquinaria, como de edificios; tales factores favorecen una contabilidad ordenada que no mezcla las cifras de una obra con otra.

4.  Consultores y despachos contables

Imposible no incluir a quienes tienen un negocio dedicado a atender a otros negocios en el aspecto contable, pues ellos son quienes más necesitan de este tipo de tecnología para poder llevar a cabo su trabajo y atender las necesidades que enfrenta cada uno de sus clientes.

Generalmente, la herramienta que más les funciona es una que les permita tener un espacio definido para cada una de las empresas que gestionan y estandarizan tareas que se repiten de manera frecuente: exportar archivos para cumplimiento ante el SAT, generación de pólizas a partir de los CFDI, etc.

El valor real de un buen software contable

Entonces, de manera puntual, ¿cuáles son las cualidades que se deben buscar en una herramienta que sí valga la pena?

• Registrar en automático de los movimientos contables desde CFDI
• Mantener los catálogos contables organizados y actualizados
• Creación de reportes financieros y fiscales
• Facilitar el cumplimiento con el SAT
• Manejar múltiples empresas o proyectos desde una misma plataforma
• Conciliar cuentas bancarias
• Ser fácil de usar, con interfaz clara

Sí, en un principio hay desconfianza: se piensa que esta tecnología es demasiado cara, incluso que no es lo suficientemente competente como para hacer varias de las cosas que aquí hemos explicado, no obstante, a pesar de las dudas iniciales, todos los negocios que le dan una oportunidad a este tipo de tecnología se convencen de su eficiencia.

Poco a poco, van renunciando a los métodos que les arrebatan tiempo, al igual que la energía de su jornada diaria, por. Por ello, se espera que, en el futuro, el número de personas que se animen a modernizar su operación contable suba y que también las soluciones se vayan sofisticando.